Una festa de Cap d'Any és la nit de l'any en què més gent surt i més paga per una entrada. També és la nit amb més despeses: el DJ cobra més, el personal fa hores extres i la decoració, el cotilló i el raïm van a part. Si la sala no s'omple, aquestes despeses no es recuperen.
En aquesta guia t'expliquem com organitzar una festa de Cap d'Any rendible: com calcular el preu de l'entrada, quins tipus d'entrada vendre, com fer les zones VIP i les taules per a grups, i com controlar l'accés la nit del 31 sense cues. Serveix per a discoteques, sales de concerts, restaurants que fan festa després del sopar i entitats que organitzen la revetlla del poble.
Calcula els números de la festa de Cap d'Any abans de posar preus
Abans de publicar res, fes una llista de totes les despeses de la nit: lloguer de la sala, DJ o grup, so i llums, seguretat, personal de barra i de porta, decoració, cotilló i publicitat. Després, divideix el total pel nombre de persones que esperes. Aquest és el preu mínim per no perdre diners.
Fes el càlcul amb una ocupació prudent, per exemple el 60 % o el 70 % de l'aforament, i no amb la sala plena. Si amb aquesta xifra els números surten, tot el que vens de més és benefici. Si no surten, has de pujar el preu, reduir despeses o vendre més entrades amb més valor, com les VIP.
Recorda que la comissió de la plataforma també compta. A Tuk Tuk la paga el comprador i no l'organitzador. Ho expliquem en detall a quant costa vendre entrades online.
Tipus d'entrada per a una festa de Cap d'Any
Una sola entrada general és fàcil de gestionar, però no fa la festa més rendible. Amb diversos tipus d'entrada, cada persona tria la que li convé i el tiquet mitjà puja. A Tuk Tuk pots crear tants tipus d'entrada com vulguis dins el mateix esdeveniment, cadascun amb el seu preu, la seva descripció i el seu nombre d'entrades.
- Entrada anticipada per trams: un preu més baix per a les primeres entrades, que puja a mesura que s'acosta el 31. Cada tram té una data d'inici i de final de venda, i es pot amagar quan s'esgota. Així la gent compra aviat i tu tens diners abans de la nit per pagar les despeses.
- Entrada general amb consumició: inclou una o dues consumicions. Per al client és un preu més clar, i per a tu és una venda de barra cobrada per avançat.
- Entrada VIP: accés a una zona reservada, entrada sense cua, copa de cava a les dotze o el cotilló inclòs. El preu és més alt i el nombre d'entrades, limitat.
- Taula per a grups: una entrada per a una colla de 6, 8 o 10 persones, amb la taula i una ampolla inclosa.
Entrades amb consumició: cobra la barra per avançat
La nit de Cap d'Any la barra té cues i molta feina. Si una part de les consumicions ja està pagada amb l'entrada, hi ha menys diners en efectiu, cobres abans de la nit i saps quantes begudes hauràs de servir.
Escriu a la descripció del tipus d'entrada què inclou, per exemple "Inclou 2 consumicions". El comprador ho veu en el moment de la compra i a la mateixa entrada que rep per WhatsApp i correu electrònic, i el personal de porta ho veu a l'app quan valida el codi QR. A la porta pots donar una polsera o uns tiquets de barra a cada persona per canviar les consumicions.
Zones VIP i taules per a grups
Les entrades VIP i les taules són les que més fan pujar els ingressos d'una festa de Cap d'Any, però només funcionen si el client sap què compra i si a la porta tot va ràpid.
- Una entrada per a tota la taula: amb les entrades per a grups, una sola entrada dona accés a un nombre fix de persones. L'app de validació compta quantes persones han entrat amb aquell codi QR, i la colla no ha d'esperar que arribi tothom.
- Un color per a cada tipus d'entrada: a la pàgina de compra, cada tipus pot tenir un color. Així la diferència entre la general, la VIP i les taules es veu de seguida.
- Mapa de taules: si la sala té reservats, el comprador pot triar la taula al mapa del local, com en un mapa de butaques.
- Entrades nominals: pots demanar el nom de cada assistent per evitar la revenda de les entrades VIP.
Les entrades per a grups, el mapa de taules, les invitacions i els codis de descompte són del pla Professional. Les entrades nominals i els tipus d'entrada personalitzats ja són al pla Basic.
Calendari de venda des de mitjans de novembre
La gent decideix on passarà la nit de Cap d'Any amb setmanes d'antelació, sobretot els grups. Un calendari possible:
- Mitjans de novembre: obre la venda amb l'entrada anticipada al preu més baix i un nombre limitat d'entrades. Publica l'enllaç a les xarxes i als grups de WhatsApp.
- Primera setmana de desembre: obre les taules i les entrades VIP. Els grups necessiten temps per organitzar-se i pagar.
- A mitjans de desembre: segon tram de preu. Si les vendes van lentes, envia un codi de descompte als clients d'altres festes.
- Darrera setmana: últim tram i missatges de "queden poques entrades" si és veritat. Tens més idees a l'article de vendes de darrera hora.
Per a la difusió, et poden ajudar els consells de la guia de xarxes socials. Si fas anuncis a Instagram o Facebook, la integració amb Meta Pixel et diu quines campanyes venen entrades.
La nit del 31: control d'accés sense cues
Entre les onze i la una arriba gairebé tothom alhora. Prepara diverses persones a la porta, cadascuna amb el mòbil i l'app de validació, i una fila separada per a les entrades VIP i les taules. Cada entrada té un codi QR únic: si algú intenta entrar amb una captura de pantalla d'una entrada ja validada, l'app ho detecta.
Les entrades arriben per WhatsApp i correu electrònic just després de la compra, i també es poden guardar a Google Wallet. El client no ha d'imprimir res ni buscar el correu a la porta.
Preguntes freqüents sobre la festa de Cap d'Any
Quan cal començar a vendre les entrades de Cap d'Any?
A mitjans de novembre, amb l'entrada anticipada. Els grups i les taules es decideixen a principis de desembre, i la resta de la venda es concentra les dues últimes setmanes.
Com es controlen les consumicions incloses a l'entrada?
L'app de validació mostra el tipus d'entrada i què inclou. A la porta es dona a cada persona una polsera o uns tiquets que es canvien a la barra.
Es pot vendre una taula VIP amb una sola entrada?
Sí. Amb les entrades per a grups, una entrada dona accés al nombre de persones que tu decideixis, i l'app compta quantes n'han entrat.
Conclusió
Una festa de Cap d'Any rendible es prepara al novembre: números fets amb una ocupació prudent, diversos tipus d'entrada, preus que pugen per trams i una porta ben organitzada la nit del 31. Si organitzes una festa aquest any, crea el teu esdeveniment a Tuk Tuk i comença a vendre les entrades anticipades avui mateix.
